Kỹ năng quản lý thời gian là gì? Hướng dẫn 5 cách quản lý thời gian hiệu quả

1. Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng lên kế hoạch và phân cấp các mức độ ưu tiên của các đầu việc để tối ưu thời gian và công sức bỏ ra. Quản lý thời gian hiệu quả giúp con người tăng năng suất làm việc, tiết kiệm thời gian, công sức, hoàn thành công việc đúng hạn. Để quản lý thời gian tốt ta cần xác định các yếu tố sau:

• Xác định kế hoạch: Hoạch định kế hoạch, mục tiêu, phân cấp các đầu việc theo mức độ ưu tiên. Các công việc có mức độ quan trọng ưu tiên lớn hơn sẽ thực hiện trước, các công việc có mức độ ưu tiên nhỏ hơn sẽ thực hiện sau.
• Xác định thời gian: Phân chia thời gian thành những khoảng ngắn và tập trung thực hiện công việc trong khoảng thời gian đã định sẵn để đảm bảo hoàn thành kế hoạch chung.
• Sử dụng các công cụ: Tìm kiếm và chọn các công cụ phù hợp để quản lý thời gian, lên kế hoạch, theo dõi công việc một cách hiệu quả.

2. Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng quản trị thời gian là một trong những kỹ năng quan trọng giúp con người nâng cao hiệu suất làm việc, tối ưu nguồn lực sẵn có từ đó đạt được mục tiêu và kết quả mong muốn. Kỹ năng quản đóng vai trò quan trọng trong việc:

• Kiểm soát thời gian: Kỹ năng quản lý thời gian giúp con người ước lượng được thời gian cần thiết để hoàn thành công việc.
• Lên kế hoạch: Việc chia nhỏ và phân bổ thời gian cho từng đầu mục công việc khác nhau giúp người dùng dễ dàng theo dõi và đảm bảo hoàn thành các công việc đúng thời hạn.
• Hiện thực hóa mục tiêu: Phân bổ thời gian hợp lý giúp con người dễ dàng đánh giá đánh giá hiệu quả của từng việc từ đó điều chỉnh kế hoạch để dễ dàng đạt được mục tiêu chung.

3. Lợi ích của việc quản lý thời gian hiệu quả

Một số lợi ích của việc quản lý thời gian hiệu quả:

• Giúp tăng năng suất: Quản lý thời gian hiệu quả giúp con người đánh giá mức độ ưu tiên của công việc, từ đó tối ưu thời gian hoàn thành công việc hiệu quả.
• Giảm tiêu cực khi làm việc: Một công việc được hoàn thành đúng hạn giúp giảm thiểu áp lực hiệu quả.
• Cân bằng công việc và đời sống cá nhân: Việc phân bổ thời gian hợp lý giúp chúng ta có thêm thời gian để tham gia các hoạt động khác, tạo ra sự cân bằng giữa công việc và đời sống cá nhân.

4. 3 Nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả

4.1. Quy tắc 40 - 30 - 20 - 10

Quy tắc 40 - 30 - 20 -10 là một trong những phương pháp được nhiều người sử dụng để quản lý thời gian của bản thân. Nguyên tắc này hoạt động dựa trên cách chia nhỏ thời gian tương ứng với các mức độ ưu tiên công việc nhất định, cụ thể:

• 40% thời gian: Khoảng thời gian này dành cho các đầu việc quan trọng, cần phải làm gấp và hoàn thành trong thời gian sớm nhất.
• 30% thời gian: Khoảng thời gian này dành cho các đầu việc có mức độ quan trọng 2.
• 20% thời gian: Khoảng thời gian này dành cho các đầu việc có mức độ quan trọng 3.
• 10% thời gian: Khoảng thời gian này dành cho các đầu việc có không quan trọng.

4.2. Quy tắc 4D

Quy tắc 4D bao gồm Do (Làm), Dump (Loại bỏ), Delegate (Ủy thác), Defer (Trì hoãn). Quy tắc này giúp người dùng phân cấp các đầu việc dựa trên mức độ quan trọng, cụ thể:

• Do: Áp dụng cho các công việc cần phải làm ngay lập tức có mức độ cực kỳ quan trọng.
• Dump: Áp dụng cho các công việc không quan trọng và chưa cần phải làm ngay.
• Delegate: Áp dụng cho các công việc quan trọng nhưng có thể nhờ vả người khác giải quyết.
• Defer:  Áp dụng cho các công việc không quan trọng có thể làm sau.

4.3. Nguyên tắc 80/20

Nguyên tắc Pareto là nguyên tắc giúp người dùng đánh giá và phân tích công việc. Nguyên tắc này nhấn mạnh vào 80% output được tạo bởi 20% input.

Vì vậy, bạn cần xác định 20% các công việc quan trọng và cần phải hoàn thành sớm nhất từ đó đưa ra kế hoạch thời gian phù hợp.

5. Lời Kết

Như vậy, ICANTECH đã gửi tới bạn đọc thông tin về kỹ năng quản lý thời gian cũng như những cách quản lý thời gian hiệu quả. Hy vọng bạn có thể áp dụng thành công trong công việc và cuộc sống.

Cảm ơn bạn đã đọc bài viết, nếu bạn đang quan tâm đến học lập trình thì hãy tham khảo ngay các khóa học lập trình online dưới đây tại ICANTECH nhé

Nguồn ảnh: ICANTECH.